Invoice: O Que É e Como Funciona nos EUA

Uma invoice, ou fatura, é um documento essencial que detalha produtos ou serviços prestados, valores e condições de pagamento. Ao contrário do Brasil, onde as notas fiscais são padronizadas pelo governo, nos Estados Unidos as invoices são elaboradas pelo fornecedor ou prestador de serviço, mas devem seguir algumas regras básicas.

🔹 Não é obrigatória por lei (exceto em alguns estados), mas é necessária para:

Declaração de impostos

O IRS (Internal Revenue Service) exige que as empresas mantenham um registro adequado de suas transações financeiras. As invoices ajudam a documentar a receita e a garantir que os impostos sejam pagos corretamente.

Comprovação em auditorias

Durante auditorias, as invoices servem como prova de transações comerciais, ajudando a validar a origem dos fundos e a natureza dos serviços prestados.

Controle financeiro

As invoices são fundamentais para o controle financeiro de uma empresa. Elas permitem que os empresários acompanhem suas receitas, despesas e o fluxo de caixa.

🔹 Informações obrigatórias em uma invoice americana:

Para que uma invoice seja considerada válida nos EUA, ela deve conter as seguintes informações:

• Nome e contato do emissor e do cliente
• Data de emissão e número único da invoice
• Descrição dos itens ou serviços
• Valor total e condições de pagamento (por exemplo, “Net 30” significa que o pagamento deve ser feito em 30 dias)

🧾 Os 8 Principais Tipos de Invoice nos EUA

Existem diferentes tipos de invoices que podem ser utilizados, dependendo da natureza da transação. Aqui estão os oito principais tipos:

📄 1. Standard Invoice (Fatura Padrão)

A fatura padrão é a mais comum e é utilizada para transações simples, como as realizadas por freelancers e pequenas empresas. Ela inclui uma descrição do serviço prestado, o valor unitário, o total e o prazo de pagamento.

2. Recurring Invoice (Fatura Recorrente)

Esse tipo de invoice é utilizado para pagamentos repetidos, como assinaturas ou aluguel. As faturas recorrentes podem ser emitidas automaticamente por plataformas como PayPal ou QuickBooks.

3. Commercial Invoice (Fatura Comercial)

A fatura comercial é obrigatória para transações de importação e exportação. Ela é utilizada na alfândega para calcular taxas e impostos devidos.

4. Credit Invoice (Nota de Crédito)

Esse tipo de invoice é utilizado para reembolsos ou ajustes de valores, como em casos de devolução de produtos.

5. Proforma Invoice (Pré-Fatura)

A pré-fatura é um orçamento não vinculante, comum em vendas internacionais. Ela fornece uma estimativa dos custos, mas não é um documento oficial de cobrança.

6. Timesheet Invoice (Fatura por Hora Trabalhada)

Freelancers que cobram por hora, como designers e consultores, utilizam a fatura por hora trabalhada. Ela detalha o número de horas trabalhadas e o valor cobrado por hora.

7. Interim Invoice (Fatura Parcial)

Esse tipo de invoice é utilizado quando os pagamentos são divididos em etapas, como em obras ou projetos longos. Ela permite que o prestador de serviços receba pagamentos ao longo do projeto.

8. Past Due Invoice (Fatura Vencida)

A fatura vencida é utilizada para cobrar valores atrasados. Ela pode incluir juros, se aplicável, e serve como um lembrete para o cliente sobre a dívida.

🛠️ Como Criar uma Invoice nos EUA?

Criar uma invoice nos EUA pode ser feito de várias maneiras. Aqui estão dois métodos principais:

✅ Método 1: Usando Templates (Modelos Prontos)

Uma maneira fácil de criar uma invoice é baixar um template em Word, Excel ou PDF. Sites como Invoice Simple oferecem modelos gratuitos. Ao preencher o template, você deve incluir:

• Seus dados (nome, EIN/SSN, endereço)
• Descrição detalhada dos serviços
• Taxas adicionais (como frete e impostos)

✅ Método 2: Plataformas Online

Existem várias plataformas online que facilitam a criação de invoices. Algumas das mais populares incluem:

• QuickBooks: Ideal para pequenas empresas, oferece uma variedade de recursos financeiros.
• FreshBooks: Ótimo para freelancers, permite gerenciar invoices e pagamentos de forma simples.
• PayPal: Gera invoices automáticas, facilitando o processo de cobrança.

💡 Dica para brasileiros: Se você não possui SSN ou EIN, pode utilizar seu ITIN ou número de passaporte.

🇧🇷 Diferenças Entre Invoices nos EUA e Notas Fiscais no Brasil

⚠️ Erros Comuns Cometidos em Invoices (Evite Multas e Problemas)

Alguns erros comuns podem levar a problemas financeiros e legais. Aqui estão alguns deles:

🚫 Esquecer de numerar invoices: Um sistema sequencial é essencial para manter o controle.

🚫 Não especificar prazos: Frases como “Payment due upon receipt” podem gerar confusão.

🚫 Ignorar sales tax: Alguns estados taxam serviços, e a falta de menção a isso pode resultar em multas.

🚨 Quais São os Riscos de Receber Sem Invoice?

Receber pagamentos sem uma invoice pode acarretar diversos riscos:

🔴 Problemas com o IRS (Impostos)

• Auditorias: O IRS pode questionar a origem do dinheiro e considerar como renda não declarada.
• Multas: Podem chegar a 25% do valor recebido, além de juros por atraso.
• Perda de deduções fiscais: Sem uma invoice, você não pode comprovar despesas para abater impostos.

🔴 Suspeita de Lavagem de Dinheiro

Bancos americanos são obrigados a reportar transações suspeitas ao FinCEN. Valores acima de $10.000 sem justificativa podem ser congelados.

🔴 Dificuldades com Contabilidade

Sem invoices, seu balanço financeiro fica impreciso, afetando:

• Empréstimos bancários
• Financiamento de bens e veículos
• Venda do negócio
• Parcerias comerciais

✅ O Que Fazer Se Já Recebeu Sem Invoice?

Se você já recebeu um pagamento sem uma invoice, siga estes passos:

Passo 1: Emita uma Invoice Retroativa

Utilize a data real do serviço ou da prestação. Inclua uma nota explicativa, como: “Payment received on [data] for services rendered on [data].”

Passo 2: Declare o Valor no Formulário Correto

Para empresas (LLC/Corp), utilize o Form 1120 (Corporate Tax Return). Para freelancers ou Sole Proprietors, utilize o Schedule C (Form 1040).

Passo 3: Documente Tudo

Guarde e-mails, contratos ou mensagens que comprovem a transação. Se foi um pagamento em cash, registre em um log interno.

🔐 Como Evitar Problemas no Futuro?

Aqui estão algumas soluções para evitar problemas relacionados a invoices:

• Cliente não pediu invoice: Envie mesmo assim (por e-mail) e guarde uma cópia.
• Pagamento em dinheiro: Emita um recibo assinado pelo cliente.
• Serviço prestado a pessoa física: Use um simplified invoice (mais fácil, mas ainda válido).

Seja você um freelancer, pequeno empresário ou startup, ter invoices organizadas é fundamental. Elas não apenas protegem você em disputas, mas também facilitam declarações fiscais e transmitem credibilidade para seus clientes.